社会保険労務士法人SOPHIAは、業務受託しているお客様の個人情報の保護が最も重要な責務の一つと認識し、個人情報保護に関する確約を徹底し、次のように取り扱います。
- 法令等の遵守（コンプライアンス尊重）個人情報保護法、社会保険労務士法および機密保護の基準に従って、常にお客様の情報を厳格に管理し、個人情報を守ります。
- 適正な取得、利用目的お客様の情報の取得と利用は、労働・社会保険諸法令に基づく私どもの業務遂行に必要とする最小限において使用し、必要とする場合以外は、事務所外に持出したり口外したりしません。
- 職員の教育、監督お客様の情報の適切な取り扱いに関する教育を行い、当事務所から権限を与えられた職員だけがその情報にアクセスできます。
事務所の個人情報保護に関する確約に違反した職員は、定められた処分に処せられます。 - 公表、開示お客様の情報を他の組織・団体に公表や開示をすることはいたしません。
お客様の指示がある場合、または労働・社会保険諸法令に基づく法律により必要とされる場合のみです。
また、従業員様からの直接の開示請求については、事業主様を経由して回答することとします。
なお、開示内容により手数料が発生することがあります。 - 業務委託外部に業務の一部分でも委託する場合には、お客様の了解を得て、必ず当事務所の機密保護基準に従うこと、および基準遵守状況確認のための監査ができることを要求します。
- 第三者への情報提供目的の如何を問わず、外部組織・団体との間で個人に関する情報を共有することおよび第三者に提供しません。
- 個人情報の加工いただいた情報をお客様の許可なしに当法人独自に変えることはしません。
- 廃棄処分いただいた個人情報の法定保持期間を経過し廃棄するときは、クロスカットのシュレッダーを使用して行います。
- WEB上の管理本サイトのお問い合わせフォームからお預かりした情報は、お問い合わせへの回答および業務のご案内にのみ使用し、外部組織・団体との共有および第三者への提供は行いません。
- 連絡窓口の専任お客様との連絡等はお客様が指定された貴社ご担当の方を通して行います。
特定個人情報保護方針
社会保険労務士法人SOPHIAは、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当法人の従業員その他従業者の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当法人として取り組む本基本方針を定めます。
- 特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。
また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。 - 安全管理措置について特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。
特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。 - 関係法令の遵守について個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。
- 特定個人情報等に関する問合せ窓口本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。
本方針は、全従業員及びその他従業者に周知、徹底するとともに、当法人外に対しても公表いたします。
また、従業員及びその他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。
お問い合わせ窓口
個人情報及び特定個人情報の取扱いに関するご質問・苦情は、以下の窓口にご連絡ください。
社会保険労務士法人SOPHIA 個人情報及び特定個人情報お問合せ窓口
個人情報及び特定個人情報管理責任者 松田 法子
電話：092-725-6130（平日 9:00〜18:00）